연말정산 간소화자료는 어떤 경로로 회사에 넘어가는가 - 조문에 없는 일괄제공과 동의 한 번의 유효기간

연말정산 일괄제공 신청은 회사 동의는 근로자, 신청 화면은 2년 연속 9월 25일 개통)

연말정산 시즌이 되면 회사에서 간소화자료 일괄제공에 동의해 달라는 안내가 옵니다. 동의를 누르면 내 의료비와 카드 사용액이 회사 담당자의 화면으로 넘어갑니다. 그런데 그 자료가 정확히 어느 단계를 거쳐 도착하는지, 무엇을 근거로 넘어가는지는 안내문에 적혀 있지 않습니다.

이 글은 그 경로를 층별로 갈라 본 것입니다. 국세청이 배포한 일괄제공 서비스 Q&A 원문과 소득세법 조문 전문을 근거로 삼았고, 날짜는 전부 작년('25년 귀속) 실제 일정입니다. 올해(2026년 귀속) 일정은 이 글을 쓰는 시점까지 국세청이 공개하지 않았습니다.

세 주체가 순서대로 한 번씩 움직입니다

일괄제공은 회사, 근로자, 국세청이 각각 한 번씩 움직여야 완성됩니다. 하나라도 빠지면 자료는 이동하지 않습니다. 작년 귀속분 기준으로 각 단계가 열려 있던 기간은 이렇습니다.

움직이는 순서	하는 일	작년('25년 귀속) 기간
1. 회사	소속 근로자 명단을 홈택스에 등록	'25. 9. 25. ~ '26. 1. 10.
2. 근로자	명단에 내 이름이 있는지 보고 확인(동의)	'25. 12. 1. ~ '26. 1. 15.
3. 국세청	동의한 사람의 PDF를 회사에 일괄 제공	'26. 1. 17.(또는 1. 20.) ~ '26. 3. 10.

표의 날짜는 모두 작년 귀속분의 실제 일정입니다. 올해 귀속분 일정은 아직 발표되지 않았으므로, 위 날짜를 올해 마감으로 읽으시면 안 됩니다. 구조만 그대로 가져가시고 날짜는 홈택스 공지사항에서 확인하시는 편이 안전합니다.

1단계에 관해 담당자가 자주 묻는 것 몇 가지를 붙여 둡니다. 명단은 직접 입력, 엑셀 업로드, 전년도 자료 불러오기 세 방식 중 하나로 올리고 인원 제한은 없습니다. 접수 창구는 홈택스 한 곳뿐이라 세무서에 서면으로 낼 수 없습니다. 작년 기준으로는 근로자 동의가 12월 1일에 시작됐기 때문에 국세청이 11월 30일까지 등록을 권장했고, 그 뒤로도 마감일까지 추가와 수정이 가능했습니다.

3단계에서 회사는 수령일을 둘 중 하나로 고릅니다. 작년 기준으로 1월 17일은 개통 직후 자료였고, 1월 20일은 근로자의 추가와 수정이 반영된 확정본이었습니다. 어느 날짜를 골랐는지가 뒤에서 설명할 자료 삭제 기한을 그대로 결정합니다.

개통일이 두 해 연속 같은 날이었던 것과, 올해를 단정할 수 없는 것

「9월 25일에 열린다」는 이야기가 해마다 도는 데에는 근거가 있습니다. '24년 귀속과 '25년 귀속 모두 실제로 9월 25일에 신청 화면이 열렸습니다. '24년 귀속은 국세청이 배포한 주요 일정표와 서울지방국세청 공문에 날짜가 남아 있고, '25년 귀속은 국세청 Q&A의 일정표에 그대로 적혀 있습니다.

그런데 여기서 한 걸음 더 나가면 안 됩니다. 올해 귀속분 개통일은 국세청 어디에서도 확인되지 않습니다. 국세청 연말정산 종합 안내 페이지도 아직 작년 귀속 자료만 걸려 있습니다.

이유는 공지 방식에 있습니다. 국세청은 이 개통일을 9월에 보도자료로 알리지 않습니다. 화면은 조용히 열어 두고, 보도자료는 11월 미리보기 시점과 12월 종합 안내 시점에 몰아서 냅니다. 9월 25일에 열렸다는 사실조차 그해 12월 보도자료의 일정표나 세무서 공문에서 뒤늦게 확인된 것입니다.

그러니 9월에 「올해도 25일 개통 확정」이라고 적힌 글을 보셨다면 지난 두 해의 날짜를 옮겨 적은 것일 가능성이 높습니다. 반복될 확률이 높다는 것까지는 말할 수 있지만, 확정은 다른 문제입니다.

한 가지 더 구분해 둘 것이 있습니다. 연말정산 미리보기와 일괄제공 신청 화면은 이제 다른 날 열립니다. 2022년과 2023년에는 두 화면이 같은 날 열렸지만, 2024년부터 일괄제공만 9월 하순으로 앞당겨지고 미리보기는 가을 늦게 남았습니다.

'22년 귀속 미리보기 — 2022년 10월 27일 (일괄제공과 같은 날)
'23년 귀속 미리보기 — 2023년 10월 31일 (일괄제공과 같은 날)
'24년 귀속 미리보기 — 2024년 11월 15일 (일괄제공은 9월 25일로 분리)
'25년 귀속 미리보기 — 2025년 11월 5일 (일괄제공은 9월 25일)

최근 네 해가 10월 말에서 11월 중순 사이를 오갔으므로 「11월 초」로 외워 두면 어긋납니다.

자료를 모으는 층과 회사로 넘기는 층은 근거가 다릅니다

여기까지가 날짜 이야기입니다. 이제 층을 한 칸 내려가 법이 어디까지 말하고 있는지를 볼 차례입니다. 간소화 서비스의 뿌리는 소득세법 제165조인데, 이 조문 전문을 받아 문자열로 검색해 보면 「일괄제공」이 한 번도 나오지 않습니다. 「원천징수의무자에게 제공」도, 「일괄하여 제공」도 마찬가지로 0건입니다. 시행령 제216조의3에서도 결과는 같습니다.

제165조가 실제로 규율하는 방향은 두 갈래뿐입니다.

조항	누가 누구에게	문장의 성격
제1항	병원, 학교, 카드사 같은 증명서류 발급기관이 국세청장에게	의무 — 「제출하여야 한다」
제6항	국세청장이 거주자에게 부양가족 정보를	재량 — 「제공할 수 있다」

국가법령정보센터 소득세법 제165조 전문, 제1항 제출하여야 한다와 제6항 제공할 수 있다)

국세청 훈령인 원천징수사무처리규정 제2조 제18호도 같은 방향을 가리킵니다. 연말정산간소화 서비스를 「제165조에 따라 제출받은 증명서류를 근로자에게 제공하는 것」이라고 정의하고 있습니다. 조문과 훈령이 공통으로 말하는 도착지는 근로자이지 회사가 아닙니다.

그렇다면 회사로 넘어가는 층은 무엇에 기대고 있을까요. 근로자 본인의 확인(동의)입니다. 국세청도 Q&A에서 「개인정보 보호를 위해 근로자가 회사의 신청 내역을 확인(동의)하는 경우에 한하여」 제공한다고 스스로 적어 두었습니다. 법이 만든 저수지에서 물을 빼 가는 밸브를 근로자가 쥐고 있는 구조라고 보면 맞습니다.

그래서 「소득세법 제○조에 따라 회사가 자료를 받아 갑니다」라고 설명하는 글을 보면 근거를 한 번 확인해 보시는 편이 좋습니다. 공적 제도는 이렇게 층마다 근거 조문이 갈리는 경우가 흔합니다. 실업급여도 하루치 금액과 지급 일수가 서로 다른 조문에서 나옵니다. 한 조문만 붙들고 있으면 전체 그림이 어긋납니다.

받아 간 쪽에 대한 규정은 조문에 분명히 있습니다. 증명서류를 받은 자는 타인에게 제공하거나 과세 목적 외로 사용하거나 내용을 누설해서는 안 되고(제2항), 그 내용을 알게 된 사람은 공무원이 아니더라도 벌칙 적용에서는 공무원으로 봅니다(제3항).

동의는 한 번이지만, 그 한 번이 퇴직할 때까지 살아 있습니다

근로자 입장에서 이 서비스의 성격은 단순합니다. 누르지 않으면 빠지고, 누르면 오래갑니다.

동의하지 않았을 때 생기는 불이익은 없습니다. 국세청 Q&A는 확인 절차를 마치지 않은 근로자의 자료는 제공하지 않는다고 못 박고 있습니다. 빠진 사람은 예전처럼 홈택스에서 본인 PDF를 내려받아 회사에 내면 그것으로 끝입니다. 다만 회사는 관리 화면에서 누가 아직 동의하지 않았는지, 동의일이 언제인지를 볼 수 있습니다.

반대쪽 성질이 더 중요합니다. 한 번 누른 동의는 그 회사를 퇴직할 때까지 유효해서 해마다 다시 누를 필요가 없습니다. 편한 설계이지만, 바꿔 말하면 내가 잊고 있어도 계속 작동한다는 뜻이기도 합니다. 이직해서 회사가 바뀌었다면 새 회사에서는 다시 동의해야 합니다.

거두어들이는 문도 있습니다. 근로자는 확인(동의) 취소 화면에서 동의를 거둘 수 있고, 취소한 회사에는 더 이상 자료가 가지 않습니다. 작년 기준으로 이 창은 근로자 동의 기간과 같은 구간에 열려 있었습니다. 회사 쪽에서 이미 동의한 근로자를 명단에서 빼면 제외일자가 표시되면서 자료가 나가지 않는데, 제외를 다시 취소하면 근로자가 처음부터 동의를 다시 해야 합니다.

국세청 일괄제공 서비스 Q and A 회사용 18번 19번 미동의자 제외와 퇴사자 자료 제공)

1년을 다 채우지 않은 사람이 빠지는 이유

중도에 입사했거나 퇴사한 근로자는 일괄제공 대상이 아닙니다. Q&A는 연말정산 대상 기간이 1월부터 12월이 아닌 근로자는 기존 방식으로 연말정산을 해야 한다고 적고 있습니다.

기술적인 이유가 따로 있습니다. 국세청이 특정 월의 자료만 골라서 보내 주지 않기 때문입니다. 1년치가 통째로 가거나 아예 가지 않거나 둘 중 하나여서, 재직 기간만 떼어 내려면 근로자가 홈택스에서 월별로 선택해 내려받는 종전 방식을 쓸 수밖에 없습니다.

여기서 회사 담당자가 가장 조심해야 할 대목이 나옵니다. 퇴사자를 실수로 명단에 올렸을 때, 그 사람이 과거에 최소 한 번이라도 확인(동의)을 마쳤다면 국세청은 자료를 제공합니다. 재직 중에 눌러 둔 동의가 퇴직 시점까지 살아 있기 때문입니다. 이미 나온 회사로 올해 자료가 건너갈 수 있다는 뜻입니다.

그래서 명단은 해마다 새로 점검해야 합니다. 전년도 명단 불러오기 기능이 오히려 위험한 지점이 여기입니다. 편의 기능을 그대로 눌렀다가 퇴사자가 섞여 들어가는 경로가 되기 때문입니다. 연말정산 대상이 아닌 일용근로자도 명단에 넣으면 안 됩니다.

근로자 쪽에서 할 수 있는 점검은 간단합니다. 이직하셨다면 예전 회사의 명단에 내 이름이 남아 있는지 홈택스에서 한 번 확인해 두시면 됩니다.

자료를 빼는 창구는 두 곳이고, 기한이 서로 다릅니다

회사에 넘기고 싶지 않은 항목이 있다면 막을 방법이 있습니다. 다만 어느 단계에서 막느냐에 따라 창구와 기한이 완전히 다릅니다.

첫째는 국세청에 이미 쌓인 자료를 지우는 방법입니다. 홈택스의 소득·세액공제 자료 삭제 신청이고, 경로는 장려금·연말정산·전자기부금에서 연말정산간소화로 들어가면 나옵니다. 기한은 회사가 자료를 받아 가는 날의 하루 전날까지입니다. 작년 기준으로 회사가 1월 17일 수령을 선택했다면 1월 16일까지, 1월 20일을 선택했다면 1월 19일까지였습니다.

하루 차이로 결과가 갈리는 구조라 날짜를 잘못 세면 되돌릴 수 없습니다. 재산세도 6월 1일 하루로 납세의무자가 갈립니다. 세금 제도에서 기준일 하루는 생각보다 자주 결정적입니다.

이 방법에는 국세청이 직접 붙여 둔 경고가 있습니다. 삭제한 자료는 복구되지 않고 홈택스에서 다시 조회할 수도 없습니다. 지우기 전에 PDF를 따로 저장해 두라는 안내가 그래서 붙어 있습니다. 저장하지 않고 지운 뒤 그 항목을 공제받으려면 발급 기관을 돌며 서류를 직접 떼어 회사에 내야 합니다.

둘째는 아예 국세청으로 올라가기 전에 막는 방법입니다. 의료비는 자료집중기관이 국세청장에게 제출하기 전까지 본인이 제출을 거부할 수 있습니다. 소득세법 제165조 제1항 단서와 시행령 제216조의3 제4항에 근거가 있는, 조문에 명시된 몇 안 되는 거부권입니다. 병원이 낸 자료는 병원에서 자료집중기관을 거쳐 국세청으로 올라가는데, 조문이 정한 기한은 그 마지막 단계입니다.

의료비 자료는 이렇게 별도의 문이 마련될 만큼 민감하게 다뤄집니다. 의료비 환급금이 건강보험료 체납액과 만나면 어떻게 되는지도 같은 성격의 문제인데, 의료 관련 자료와 금액은 다른 제도와 자주 얽힙니다.

신청할 필요조차 없이 처음부터 빠지는 항목도 있습니다. 발달재활서비스 확인서와 장애인활동급여자료 두 가지는 일괄제공에서 원천 제외됩니다. 본인이 직접 조회하고 출력하는 것은 가능합니다.

반대로 알고 계셔야 할 것도 있습니다. 소득 기준을 넘거나 사망한 부양가족의 자료는 국세청이 알아서 걸러 주지만, 의료비와 장애인 특수교육비는 부양가족의 소득과 관계없이 모두 제공됩니다.

연말정산 일괄제공 한 장 정리 카드, 신청 주체와 동의 유효기간과 삭제 신청 기한)

지금 확인할 순서

정리하면 확인 순서는 자리에 따라 다릅니다.

회사 담당자 — 홈택스 공지사항에서 올해 개통일을 확인하고, 명단을 전년도에서 그대로 불러오지 말고 퇴사자와 일용근로자를 빼고 새로 점검합니다
재직 중인 근로자 — 회사가 명단을 올린 뒤 동의 화면이 열리면 내 이름이 맞는지 확인합니다. 한 번 동의했다면 다시 누를 필요가 없습니다
올해 이직한 근로자 — 예전 회사 명단에 남아 있는지 확인하고, 새 회사에서는 동의를 다시 해야 합니다
가리고 싶은 항목이 있는 근로자 — 회사 수령일 전날까지 홈택스에서 삭제 신청을 하되, 지우기 전에 PDF를 먼저 저장합니다

마지막으로 한 가지 덧붙입니다. 동의 절차의 인증 수단이 늘어서, 홈택스 아이디 로그인과 간편문자인증만으로도 동의할 수 있습니다. 예전에는 공동인증서, 금융인증서, 간편인증이 필요했고 휴대폰과 카드 인증은 쓸 수 없었습니다. 다만 이것은 앞으로 바뀔 예정이 아니라 이미 적용되어 있는 변화입니다.

그리고 이 글의 날짜를 다시 한 번 짚어 둡니다. 위에 적힌 기간은 전부 작년 귀속분의 실제 일정이고, 올해 귀속분 일정은 아직 발표되지 않았습니다. 구조는 3년째 같은 모양으로 유지되고 있지만 날짜만은 해마다 새로 확인하셔야 합니다.